Laptopvergaderingen: een beter alternatief

‘Schermtijd moet verminderd worden’ is een boodschap die de mensen almaar meer te horen krijgen. Schermtijd wordt terecht ingeruild voor quality time met de familie. Bordspelen komen vanonder het stof en wandelingen in het park zijn terug in opmars. Hoog tijd dus dat ook de bedrijvenwereld deze raad opvolgt. Maar vergaderen zonder laptop? Kan dat wel? U leest er meer over hieronder.

Vergaderen met minder schermtijd

Een ‘laptopvergadering’

Terwijl de boodschap stilaan binnensijpelt in de privésfeer, blijven bedrijven krampachtig vasthouden aan het ‘laptopvergaderen’. Een ‘laptopvergadering’ is een vergadering waarbij de aanwezigen met een laptop voor hun neus zitten. Vaak wordt daarnaast ook nog een scherm op de muur geprojecteerd. De aandacht wordt met andere worden reeds verdeeld over twee schermen en dan wordt er bovendien verwacht dat de aanwezigen actief mee vergaderen. Op die manier vergt vergaderen onnodig veel energie. Het vermoeit (de ogen) en staat productiviteit in de weg. Doordat de luisteraars zich richten op het scherm in plaats van op de spreker, gaan ze in interne dialoog en verliezen zij zich mogelijk in nodeloze details.

Echter, niet alleen voor de luisteraar, maar zeker ook voor spreker wordt het gigantisch moeilijk gemaakt om verbinding te maken met mensen die ondertussen achter hun laptop zitten. Een vergadering zou een moment van actief meedenken en niet van passief kijken moeten zijn. Iemand kan niet boeiend vertellen zonder visuele aandacht van de luisteraar. Met andere woorden, het wordt de spreker onmogelijk gemaakt inspirerend te spreken wanneer alle aanwezigen zitten te tikken met hun blik op het scherm. Hierdoor wordt de spreker - die maar geen oogcontact krijg - op zijn beurt onzeker. Bijgevolg wordt de kernboodschap niet optimaal overgebracht door de spreker noch ontvangen door de luisteraar.

De oplossing?
Hoe kunt u nu het concentratievermogen verhogen tijdens een vergadering? Het antwoord is verbinding. Als leider van een vergadering wordt het u onmogelijk gemaakt verbinding te maken met de aanwezigen wanneer iedereen voortdurend naar een scherm zit te kijken.

Wat kunt u implementeren bij het organiseren van uw volgende vergadering? Stuur van te voren de Powerpoint door naar uw medewerkers. Op die manier kunnen uw toehoorders alvast even de content doornemen, zodat ze tijdens de vergadering gericht kunnen luisteren (zonder scherm) naar de spreker. Verbinding wordt terug mogelijk gemaakt en uw vergadering zal vlotter, efficiënter en productiever verlopen.

Wilt u als spreker genieten en verbinding maken met uw publiek? Wilt u een impactvolle boodschap (over)brengen? Volg dan onze workshop “Van Spreekangst naar Spreekdurf” op 11 en 12 februari.

Verbinding tijdens de vergadering

Ik kwam tot de constatatie dat er een vrij groot verschil was tussen wat ik wenste te vertellen en wat gepercipieerd wordt of ontvangen is door de andere partij. De boodschappen komen [nu] sterker over naar de werknemers.

Hans de Jaeger, director Honda Motor Europe Logistics NV